Tweebenige Overheid: Spagaat Tussen Innovatie En Efficiëntie

Tweebenige overheid: spagaat tussen innovatie en efficiëntie

Steeds meer publieke managers geven aan dat zij in een spagaat zitten: zij moeten tegelijkertijd innovatief en efficiënt zijn en dat levert spanning op. Van publieke managers wordt gevraagd om te organiseren in netwerken, te doen aan zelfsturing en te improviseren, en tegelijkertijd werken zij in een bureaucratische organisatie die stuurt op basis van command en control en vraagt om voorspelbaar handelen.

Veel organisaties worstelen met deze paradox. In de praktijk kiezen publieke organisaties, zeker als de druk en spanning toeneemt, toch snel voor hun routine en leunen ze op hun bureaucratische systeem. Deze tijd vraagt om een ‘tweebenig’ te worden: een organisatie die tegelijkertijd bureaucratie én netwerkpartner is en die innovatief én efficiënt is.

Tweebenige voetballers zijn creatiever en effectiever

Bekende voetballers als Cruijff, Van Basten en Bergkamp waren succesvol omdat zij tweebenige voetballers waren. Voetballers die acties met beide benen kunnen inzetten, zijn sneller hun tegenstander voorbij, zijn creatiever in het maken van combinaties en kunnen vanuit veel meer posities op doel schieten. Organisaties die zowel kunnen innoveren als routines efficiënt organiseren, zijn effectiever dan hun concurrenten, zijn creatiever en succesvoller dan organisaties die zich toeleggen op één van twee.

Uit onderzoek blijkt dat organisaties die tegelijkertijd innovatie en efficiëntie naast elkaar kunnen laten bestaan, de grootste kans hebben op succes [1]. Het beheersen van deze kunst vraagt een andere kijk op organiseren in bureaucratieën en in netwerken.

Bureaucratie: de boeman van de 21e eeuw?

Bureaucratie wordt al jaren gezien als de ‘boeman’ van zowel kleine als grote organisaties. Sla een gemiddeld managementboek open en je leest over medewerkers die worden onderdrukt door stapels managementlagen en ingewikkelde systemen en procedures. Het gaat daarin veelal over een verschuiving van de bureaucratie naar het netwerk, van systeem naar mens en van management naar leiderschap. Organisaties moeten een radicaal andere kant op bewegen dan waar ze vandaan komen. Klinkt herkenbaar en logisch, toch? Niet helemaal. Feit is dat er zeker slechte bureaucratieën bestaan maar, net als alle organisatievormen, kunnen ze goed en slecht worden ingevuld.

Natuurlijk en helaas zijn er teveel slechte voorbeelden van grote organisaties die verzanden in regels, procedures en systemen. Maar ondanks dat heeft bureaucratie een bewezen belangrijke rol. Vaste structuren en heldere bevoegdheden in bureaucratieën kunnen namelijk zorgen voor duidelijkheid, efficiëntie en voorkomen dat er willekeur ontstaat: mits dit goed wordt ingevuld.

Netwerken: antibiotica voor organisatieontwikkeling?

In de praktijk is ook de trend zichtbaar dat netwerken, innovatie en zelfsturing de toekomst hebben. De professional moet ‘centraal staan’ en niet de bureaucratie. Deze manier van organiseren zorgt voor vernieuwing en biedt snelheid die past bij deze tijd. Zonder flexibele organisatievormen, zoals netwerken en coöperaties, is innoveren en snel reageren op veranderingen niet werkbaar. De werkwijze van netwerken is bij uitstek geschikt om nieuwe problemen zonder eenduidige eigenaar op te lossen, samenwerking aan te gaan en snel te veranderen. Maar netwerken hebben ook een nadelige kant: zij zijn minder voorspelbaar, niet goed in ‘saai’ uitvoeringswerk en het is vaak onduidelijk waar de macht ligt.

Netwerken vraagt om specifieke competenties en tijd om te leren en te verfijnen, waardoor netwerken vaak inefficiënt en moeilijk stuurbaar zijn. Netwerken en aanverwante organisatievormen zijn in de publieke sector geen oplossingen die overal toepasbaar zijn. Organiseren in netwerken of kiezen voor flexibele manieren van organiseren, is net als het inzetten van antibiotica: je moet het gericht toepassen en niet overal als recept voorschrijven.

Tweebenigheid vraagt om balans tussen innovatie en efficiëntie

Hoe kan het dan wel? Zoals gezegd, uit onderzoek blijkt dat organisaties die erin slagen de juiste balans te vinden tussen innovatie en efficiëntie, de meeste kans van slagen hebben [2]. Er is dus geen reden om alles wat met bureaucratie te maken heeft overboord te gooien en ook geen reden om te stoppen met het ontwikkelen van netwerken of andere flexibele vormen. Het betekent dat overheden zowel in een bureaucratie als in een netwerk georganiseerd moeten kunnen en ook willen zijn.

Het kunnen omgaan met deze spanning vraagt van managers ten eerste om uit de paradox van bureaucratie versus netwerken of innovatie versus efficiëntie te stappen, omdat deze spanning onmogelijk is weg te nemen of op te lossen. De oplossing is ook niet om één kant van de medaille af te zweren of te omarmen. Organiseren is balanceren tussen netwerken én bureaucratiseren, tussen loslaten en in control zijn, tussen innoveren en beheren, ofwel: tweebenigheid organiseren. Daar is bewustzijn voor nodig, om de positieve effecten van beide werkwijzen in de organisatie vast te houden en te benutten en de negatieve gevolgen te beperken.

De uitdaging voor publieke managers en professionals is om deze manier van werken vorm te gaan geven en om te leren tweebenige spelers te worden. Of zoals Dennis Bergkamp het zelf zegt: “Liever dat je met links een bal mist dan geforceerd naar je rechterbeen moeten draaien”.

Tweebenige overheid: spagaat tussen innovatie en efficiëntie

[1] Aargaard, P. (2011) Organizational ambidexterity: how to be both innovative and efficient in the public sector, Roskilde Universitet, Denmark

 [2] Uotila, J., Maula, M., Keil, T. (2008) Exploration, exploitation, and financial performance: analysis of S&P 500 corporations

Bram van Vliet

Mijn drijfveer is het oplossen en vlottrekken van organisatieveranderingen met opdrachtgevers en medewerkers. Ik word enthousiast als het lukt om met mensen slagkracht te ontwikkelen rond ambities van organisaties. Verandering is volgens mij pas succesvol als deze niet te ingewikkeld of 'wiskundig' gemaakt wordt en kan niet alleen maar op papier bestaan. Ik help en begeleid organisaties die willen of moeten veranderen om doelgerichter en resultaatgerichter te werken.

Meer weten?

Mail mij op bvi@tg.nl of bel op 033 – 467 77 69

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *